デジタル化しても事務処理の確認訂正作業は余り簡素化していない

現在では多くが事務処理、会計処理などでもデジタル化が進んでおり紙媒体でのやり取りが縮小されているようにも見えるも、実際には多くの確認作業などがまとわりつき、紙媒体でのやり取りとあまり変わっていない感じがする。

自身が介護福祉関係の仕事に従事しているが、現場から総務部への移動となった時から書類やパソコンでの業務や管理・雑務など様々と行っていく内に、結局は紙媒体での印刷を行い起案・回議・決裁などを行うと言うハンコ文化が残っており、効率的にはなっているもののそれら一連の作業をするにあたり余り紙媒体での書類での文化は変革が見られていない感覚があります。

また予算・決算などの時期や定款・就業規則などの一部変更や助成金・補助金関係の申請などをやるにあたり、作業としてはパソコン中心ではあるが確認作業では紙媒体同様の人力での仕事となり、個人的には余りデジタルが生かされていると言う認識は薄い感じがします。

時折あるのが申請書・請求書・領収書・証明書などにおいて、手記での間違いもあるがパソコンでの会計計算ではそもそもが元の数値と合計がかみ合ってなかったと言うケースも何故か起こります。

Ｗｏｒｄ・Ｅｘｃｅｌや会計ソフトなどでの各部署における個々のやり方にもかなりの相違があり、結局はこちらで統一して打ち直したりなど無駄な作業が発生するので何のための電子計算機器の利用かが分らなくなってしまう事もまちまちです。

なににでも一応はひな型と言う物が存在するも、人それぞれでパソコンでの作業の仕方は異なり、Ｅｘｃｅｌなどでも無意味に無駄な関数を中途半端に利用するような人もいるので、まとめる総務では統一するのと軽微な間違いなどを探すと言う作業に追われている所です。

書類においても同様で個々の個性が出る為に、確認中であらが出て来て訂正或いは元の部署に戻してやり直しをしてもらうと言うような個人的には無駄な作業が発生する場合もあります。

計算でも数字でも例えば保険料請求や雇用保険料などで率が特殊な場合において、折角関数を駆使したとしても一部間違いがあったり、切り捨て切り上げ計算をしなくてはならない箇所で間違いが発生すると言った事案は最低でも１日数件出てくる場合も時期によりあり、無駄にパソコンの駆使をしたとしても確認が疎かになっている、計算が間違っていると言った事例は数知れずと言ったところでしょう。

特殊なケースですが、予算決算などを理事会などで通った後や監査後１年２年前の書類に相違を発見してしまう事もあり、なんだかんだいい加減とまでは行かなくともそれ相応に問題が発覚すると言う個人的には情けないような事案もあったりします。

デジタル化の推進は良いがこうした些細なミスがやはり発生してしまう状況下では、時間の短縮と効率化と言う面は評価するも取り返しのつかないような事例が発生すると言う可能性がある以上、ある程度はまだまだと言う感じがして止みません。